¿Qué es el control de versiones de documentos? | Sede del redactor técnico (2023)

Finalmente terminó ese informe de todo el día en el que estuvo trabajando, solo para descubrir que el documento en el que estaba trabajando no era la versión más reciente. En el mejor de los casos, estás irritado; en el peor de los casos, ha perdido una fecha límite y ha puesto en peligro la reputación de la empresa.

Aquí es donde entra en juego el control de versiones de documentos. Pero, ¿qué es exactamente el control de versiones y cómo puede ayudarlo a usted y a sus empleados?

Si está interesado en obtener más información a través del video, mire a continuación. De lo contrario, salta adelante.

¿Qué es el control de versiones de documentos?

El control de versiones es un método para organizar el sistema de carpetas de modo que los documentos se archiven y registren en un orden fácil de rastrear. Tiene una amplia gama de aplicaciones en una variedad de sectores.

El control de versiones le permite realizar un seguimiento y supervisar las versiones de los documentos a lo largo del tiempo.

Le permite realizar un seguimiento de cómo se ha modificado y evolucionado un documento. El número de control de versión se actualiza cuando se edita un documento, lo que indica que ve la versión más reciente.

Las funciones de control de versiones son extremadamente útiles cuando se trabaja en una industria digital porque varias personas pueden estar trabajando en el mismo documento simultáneamente. Además, permite a cada colaborador comprender el proceso de revisión y ver cómo ha cambiado un documento y quién ha realizado modificaciones en el pasado.

También puede usarlo para el mismo propósito en el desarrollo de software de control de versiones de documentos. Los resultados de los cambios deben reflejarse en el software de control de versiones de documentos mediante el uso de herramientas de software.

¿Por qué es importante el control de versiones de documentos?

El control de versiones de documentos es efectivo para las organizaciones porque permite que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo documento. También implica que siempre sabrá qué copia es la versión más reciente y no perderá el tiempo cambiando o revisando datos obsoletos.

Una empresa debe saber qué documentos se generaron y cuándo para que pueda volver atrás y ver qué política estaba en vigor. El control de versiones hace que esta sea una operación rápida y sencilla al permitirle rastrear qué modificaciones se realizaron, cuándo se realizaron y quién las realizó.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el control de versiones de documentos?

Contar con un sólido sistema de control de versiones proporciona varias ventajas para su organización.

Trazabilidad

La trazabilidad es un método que registra todas las ediciones y cambios realizados a lo largo del tiempo. Permite a los usuarios realizar un seguimiento del desarrollo del archivo a través de sus muchas etapas. Realiza un seguimiento de las contribuciones realizadas por varias personas. Hacer un seguimiento de las modificaciones desde la primera copia a la misma versión y las varias versiones mejores y, eventualmente, a la versión final.

Además, los miembros del equipo pueden determinar la secuencia en la que realizaron las modificaciones haciendo versiones del documento manualmente. Un buen control de versiones de los documentos les permite realizar un seguimiento de las numerosas revisiones. Es ventajoso cuando los miembros del equipo trabajan en la versión más reciente de un determinado conjunto de datos. Proporciona información cuando se realizan modificaciones y una imagen completa de la trayectoria del conjunto de datos.

Seguimiento de la última versión

Es fundamental mantener un documento actualizado. De lo contrario, corre el riesgo de perder tiempo al realizar modificaciones en un documento desactualizado. También es bueno consultar la versión más reciente si necesita enviar un documento a un proveedor o cliente.

Historia del documento

La historia del documento contiene información esencial sobre el autor y la fecha de edición. También explica por qué el autor hizo los ajustes. Influye en el desarrollador que trabaja en la versión más reciente, ya que ayuda a resolver las dificultades encontradas en ediciones anteriores.

Identificar al creador del documento permite que el equipo actual asocie los documentos con colaboradores individuales. Esto, a su vez, permite que el equipo actual descubra tendencias que podrían ayudar a solucionar problemas.

Evite el trabajo duplicado

El control de versiones le permite retroceder en el tiempo y ver qué cambios se han realizado anteriormente, ahorrándole tiempo y evitando que se duplique el trabajo.

Esto suele ocurrir cuando más de una persona está trabajando en un documento y existe incertidumbre acerca de quién tiene el deber de trabajar en qué área. Puede evitar estos conceptos erróneos utilizando un sistema de control de versiones.

La claridad para numerosos usuarios

Cuando un documento tiene varios colaboradores, puede ser un desafío identificar en qué versión del documento debe estar trabajando. Las personas saben instantáneamente en qué documento deberían estar trabajando usando el control de versiones. Como dueño de un negocio, puede observar cuándo tomó decisiones cruciales a lo largo de la ruta.

Errores reducidos

Hay varios casos en los que entregar la versión incorrecta de un documento puede resultar costoso. Un buen ejemplo es enviar una factura con un costo incorrecto, lo que puede resultar en que a su empresa se le pague la cantidad incorrecta. El control de versiones disminuye la cantidad de errores y crea un flujo de trabajo más eficiente y productivo.

Mantenga un registro de las modificaciones realizadas por varios miembros del equipo

El control de versiones le permite verificar y ver quién cambió el documento y cuándo. Esto es útil cuando se trabaja fuera del horario de oficina y le ahorra tiempo tratando de averiguar quién hizo qué modificaciones sin poder chatear con ellos.

Ramificación y fusión

El control de versiones permite a los miembros del equipo trabajar en el mismo documento de forma simultánea pero independiente sin interferir con el trabajo de otros colaboradores. Cada contribuyente trabaja en un flujo de cambio separado, denominado rama.

La creación de una rama permite que cada miembro del equipo trabaje en el mismo proyecto desde distintas perspectivas (ramas). Estos son independientes entre sí. Permite que el equipo combine sus esfuerzos.

La bifurcación se usa normalmente en segmentos de equipo con flujos de trabajo separados. Estos procedimientos pueden ser para características específicas o lanzamientos de versiones.

Los miembros del equipo con frecuencia se adaptan cuando deciden cómo emplear sus enfoques de ramificación y fusión. Esto es comúnmente dictado por la naturaleza y la complejidad del documento.

Identidad

El control de versiones permite que el equipo actual investigue la eliminación, modificación y creación de conjuntos de datos desde la copia inicial.

Garantiza que el control de versiones diferencie distintas versiones de documentos entre sí. Como resultado, determinar la versión más reciente es simple.

Reducción de Duplicaciones y Errores

El control de versiones ayuda a reducir la duplicación de varias versiones desactualizadas de un solo documento. Como resultado, los errores causados ​​por información contradictoria se muestran en varios documentos.

Después del análisis final, debe cambiar los documentos que tienen versiones finales al estado de "solo lectura", limitando las alteraciones permitidas y dejando poco espacio para otros errores.

Adherencia al Cumplimiento

El registro preciso de cambios del control de versiones es una excelente técnica para preparar sus registros, archivos, conjuntos de datos y documentos para el cumplimiento.

Es vital mantener un seguimiento de auditoría completo para controlar el riesgo. Por lo tanto, la pista de auditoría es esencial para su uso.

El cumplimiento normativo debe impregnar todos los aspectos de una empresa.

Eficiencia

El control de versiones fomenta el crecimiento eficiente del documento. Además, los equipos tienen como objetivo simplificar los procedimientos complejos, lo que permite una mayor automatización y consistencia.

Estas operaciones sofisticadas se implementan en etapas a través de versiones actualizadas. Cuando se descubren errores, los desarrolladores pueden retroceder a una versión anterior utilizando las versiones actualizadas.

Si retrocede a una versión anterior, las pruebas se vuelven más fáciles ya que las fallas se reconocen de manera más inmediata y sin efecto para el usuario.

Cumplimiento normativo sencillo

Los empleados pueden tener dificultades para comunicarse dentro de su departamento y con otros departamentos si no tienen acceso a documentos de ingeniería actualizados. El control de versiones de documentos resuelve este problema al ayudar a los miembros del equipo a organizar la información crítica de cumplimiento y al proporcionar un fácil acceso al contenido relevante.

Tiempo ahorrado

Varias partes interesadas e ingenieros que trabajan en un proyecto pueden dificultar el mantenimiento de la integridad de los datos de ingeniería disponibles. Es un desafío buscar documentos sin un software de control de documentos. Los empleados dedican una media de dos horas a buscar información correcta y actualizada. El control de versiones de documentos mejora la productividad, ahorra tiempo, mejora la seguridad y asegura la integridad de los datos. Todos los usuarios acceden a información actualizada y precisa.

Automatice y acelere los procesos comerciales

El objetivo directo de cualquier mejora de proceso debe ser hacer que todo sea más simple y que consuma menos tiempo para los gerentes y los miembros del equipo. El control de versiones de documentos ayuda a su equipo a ser más ágil desde el principio. Mantiene a todos actualizados y en sintonía con los documentos al tiempo que ofrece una protección contra errores de manejo de archivos. Con los beneficios adicionales de supervisión, transparencia y seguridad, los sistemas de control de versiones pueden hacer más que asegurarle que tiene la versión más reciente de un archivo. Puede brindar información sobre los procesos de su equipo, permitiéndole mejorar aún más y alinearlos mejor en toda su organización.

Ejemplos de convenciones de nomenclatura de control de versiones

Hay varias convenciones de nomenclatura que puede usar al controlar la versión de los documentos.

El mejor para su empresa está determinado por varios criterios, incluida la cantidad de empleados que tiene y la cantidad de documentos de los que desea realizar un seguimiento. Los siguientes son algunos ejemplos de estándares de nombres de control de versiones que pueden ser apropiados para su empresa.

Convenciones de nombres de archivos

El método más básico de control de versiones para documentos es usar convenciones de nomenclatura de archivos. Como ejemplo:

• Gestión de riesgos_v1
• Gestión de riesgos_v2

Esto funciona de manera efectiva cuando tiene una pequeña cantidad de documentos y muchas personas trabajando en ellos (menos de diez). También es fundamental cambiar el número de versión en el encabezado y pie de página de los documentos para evitar malentendidos más adelante.

Numeración de versiones

La numeración de versiones puede ser muy beneficiosa para los documentos que requieren más atención o que tienen muchas fases de producción.

Modificaría el número entero para indicar cambios significativos en el documento y el punto decimal para reflejar modificaciones menores, como cambios ortográficos y gramaticales.

A modo de ejemplo, estos serían:

• Gestión de riesgos_v1.3
• Gestión de riesgos_v2.5

Tablas de Control de Versiones y Control de Documentos

Si tiene muchos documentos o numerosos empleados que los evalúan y editan, crear una tabla de control de documentos y control de versiones es una idea brillante. Cada revisor debe actualizar la hoja de control de versiones con el número de versión, nombre del autor, fecha y modificaciones realizadas.

También puede establecer una hoja de control de documentos para monitorear el proceso que rastrea el estado de cada documento, lo que permite a los colegas saber dónde se encuentra cada documento en un lote en el proceso de revisión en tiempo real. Debe incluir la siguiente información en la hoja de control de documentos:

• Titulo del documento
• Número de versión
• Autor(es) (nombre, cargo y división)
• Fecha Aprobada
• Estado del documento
• Fecha efectiva
• Aprobado por
• Versión reemplazada
• Fecha de la próxima revisión

¿Por qué mantener versiones antiguas del mismo archivo?

Es útil tener acceso a versiones anteriores de un documento en caso de que haya alguna pregunta sobre un cambio de política que cubre.

Es beneficioso monitorear los cambios en el contenido dentro de un documento. Sin embargo, también puede ser útil mantener versiones anteriores para determinar quién realizó qué modificaciones en una fecha posterior. Otra forma en que podría ser beneficioso es si una situación cambia y lo que se recomendó anteriormente vuelve a ser relevante. Los sistemas de gestión de documentos son muy útiles para este propósito.

¿Cómo se puede implementar una estrategia de control de versiones?

Al administrar documentos, puede usar el control de versiones de varias maneras en el sistema de administración de documentos. Acabamos de mencionar cómo puede implementar con éxito un sistema de control de versiones en su organización.

Convenciones de nombres

Uno de los mejores métodos para garantizar que el control de documentos funcione es utilizar convenciones de nomenclatura estrictas. Debe ser coherente y claro para todos los trabajadores que acceden a sus archivos.

Si tiene la intención de utilizar convenciones de nomenclatura como el método principal para crear versiones de sus archivos, debe asegurarse de que esto esté definido para que el personal siga el procedimiento correcto. El uso de estándares de nomenclatura funciona bien para empresas más pequeñas con menos documentos para administrar.

Arquitectura informacional

El término “arquitectura de la información” se refiere a la estructura de carpetas en las que guarda sus documentos. El método más fácil de manejar esto es usar un sistema de almacenamiento de archivos compartidos que permita que solo aquellos con permiso accedan a los archivos.

Una vez que haya asignado personas para acceder a las carpetas, deberá informarles sobre la estructura y las reglas del sistema de carpetas. Esto también le ayuda a garantizar que los archivos no se modifiquen sin su permiso y que se guarden de forma segura.

Software de control de versiones

El software de control de versiones viene en una variedad de estilos y tamaños. Usando una herramienta comoDoc lógico,léelo,Control total,Retención de archivopodría ayudarlo a realizar fácilmente un seguimiento de sus documentos.

Cuando los documentos han llegado a su versión final, uno de los métodos más aceptables es convertirlos a PDF, lo que ayuda a conservar la versión más reciente e indica al usuario que este es el documento finalizado que debe usar.

Conclusión

En este artículo de blog, abordamos los temas de qué es el control de versiones de documentos y por qué es esencial, cuáles son las ventajas de usar el control de versiones de documentos, ejemplos de convenciones de nomenclatura y cómo puede implementar una estrategia de control de versiones.

Si está interesado en obtener más información sobre el control de versiones de documentos, es un viaje gratificante que lo ayuda a usted y a su equipo a confiar en los documentos con los que trabaja.